gérer ses dépenses professionnelles

L’une des premières choses que l’on se demande lorsqu’on est entrepreneur, c’est comment gérer la trésorerie de l’entreprise et ses finances. Et la réponse à cette question n’est pas si simple que ça. La gestion des dépenses professionnelles est un travail complexe et de longue haleine. Pour soulager les entrepreneurs et les directeurs financiers, de nombreux outils de gestion comptable sont disponibles pour leur simplifier la tâche.

Si votre entreprise utilise toujours la note de frais en papier ou encore des modèles Excel, vous devez probablement vous demander :  Comment réduire le temps alloué à gérer mes notes de frais ?  Quels sont les nouveaux outils pour simplifier cette tâche ?

Réponse et exemples d’outils dans ce guide complet Younited Credit !

Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?

Selon l’URSSAF, les dépenses professionnelles sont toutes les dépenses utiles pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Lorsqu’ils sont avancés par les salariés, ils ouvrent droit à un remboursement par l’employeur. On peut notamment citer, par exemple :

  • des frais de déplacement
  • des déjeuners d’affaires
  • des frais kilométriques (dans un cas de déplacement professionnel)

On peut également parler d’achat de fournitures ou de licences pour l’entreprise, ou encore le déménagement de locaux si l’entreprise est mutée quelque part d’autre.

Quelles sont les dépenses d’une entreprise ?

Les dépenses professionnels peuvent être classées sous deux catégories principales :

  • Dépenses fixes : Le loyer, les frais d’entretien des locaux, les frais de gestion du personnel, les charges sociales, impôts et taxes,  les frais bancaires, les frais de transport (Passe navigo, frais de déplacements), etc.
  • Dépenses variables : Dépenses logistiques, les salaires des employés saisonniers, stagiaires et tout autres prestataires ponctuels et freelance (sous-traitance), l’achat de stock (matière première et autres), etc.

Dépenses professionnelles et notes de frais

La note de frais est un des documents permettant de justifier de l’origine, de la date et du montant de chaque achat professionnel réalisé par l’employé au nom de la société. Il est donc essentiel qu’une facture soit demandée pour justifier les achats réglés par un membre de l’équipe.

Généralement, c’est au comptable de l’entreprise de vérifier la bonne association entre dépense et note de frais. Activité plutôt chronophage, surtout car souvent une partie des employés oublient de transmettre les factures, provoquant alors une chasse aux justificatifs au moment de la clôture de l’exercice.

TVA sur les notes de frais : comment ça marche ?

Les règles sont différentes selon les dépenses de l’entreprise, des différentes dépenses sont assujetties à différentes règles. En effet, il est important de les connaître afin de réaliser des économies.Faites connaître les principales règles de ces taxes à vos employés, et accompagnez cette action d’un processus de récupération de la TVA.

Par exemple : pour un repas au restaurant avec des clients, le taux de TVA applicable sur l’alcool (20%) est différent de celui appliqué sur la nourriture (10%). La facture d’achat doit donc mentionner les deux taux si vous souhaitez récupérer la TVA. 

Les frais professionnels sont un poste très important des dépenses de l’entreprise. Il ne faut pas le négliger, mais il ne faut pas non plus que la comptabilité devienne un calvaire. Votre temps est précieux, il est donc nécessaire de mettre en place des actions pour l’optimiser ! Alors, quelles sont les solutions pour soulager votre comptabilité ?

Mettre en place une politique de dépenses

Une politique de dépenses d’ entreprise est l’ensemble de règles de remboursement de notes de frais qui doivent être respectées.

Plus des questions sur les bons documents à présenter, la mise en place d’une politique de dépense en entreprise permet de :

  • Garantir l’égalité parmi les collaborateurs, en s’assurant que tous les salariés suivent le même processus pour chaque achat professionnel; 
  • Collecter des données pour établir les rapports de comptabilité et des analyses sur les dépenses en entreprise ; 
  • Centraliser le processus de gestion des dépenses et adapter la politique de dépenses au besoin ; 

Les politiques de dépense de l’entreprise doivent être claires et les conditions de remboursement doivent être le plus explicites possible.

Voici quelques exemples concrets : 

  • Quel budget allouer à chaque type de dépense professionnelle ; 
  • Quel date limite pour l’envoie des notes de frais et justificatifs 
  • Quel type d’hébergement les collaborateurs doivent privilégier (Airbnb, hôtel 5 étoiles/ 3 étoiles, etc.) ?
  • Quels types de véhicule louer (Mercedes, Peugeot, etc.) ?
  • Quels sont vos partenaires de voyages de l’entreprise (agences et autres établissements de location et d’hébergement) ? 

Et ainsi de suite pour chaque dépense. Une fois que votre politique de dépenses professionnels est en place, elle doit être partagée en toute transparence avec les collaborateurs. 

N’hésitez pas à demander les suggestions des employés et réadapter vos politiques, si besoin. Le but étant d’établir un processus simple et collaboratif pour réduire le travail administratif et augmenter la productivité de l’équipe, pas de compliquer les choses.

Méthodes pour simplifier les dépenses professionnelles

Si vous gérez encore la comptabilité de votre entreprise via des modèles Excel de note de frais ou en papier, vous êtes en retard !

Bien gérer ses dépenses en entreprise est une responsabilité cruciale pour les directeurs des entreprises en croissance. Pour y parvenir, le gestionnaire peut s’en servir des logiciels de gestion de note de frais. Voici quelques unes des avantages à adopter un logiciel de gestion de comptabilité :

  • Centralisation de toutes les dépenses de l’entreprise.
  • Automatisation de la gestion des notes de frais.
  • Données disponibles en ligne.
  • Suivi en temps réel.
  • Outils de reporting et tableaux de bord.

Pourquoi optimiser la gestion des dépenses en entreprise ?

Une bonne gestion financière vous permet de garder le contrôle de votre trésorerie face aux fluctuations du marché et à l’économie instable, surtout en ce qui concerne la gestion des petites et moyennes entreprises, souvent le plus exposées aux retombées des crises économiques. 

De plus, un suivi des dépenses implique une meilleure rentabilité, grâce à ce contrôle régulier des dépenses de l’entreprise qui vous permettra d’ optimiser vos coûts et vous assurer que l’ensemble de l’équipe respecte les limites de vos budgets. 

Grâce à ce processus, vous réduisez le travail administratif et augmentez la productivité des employés. Ainsi, vous gagnez de l’autonomie et du temps à vos équipes et concentrez-vous sur l’essentiel, vos services et vos clients.

Les logiciels pour la gestion des dépenses professionnelles

Les logiciels de gestion des dépenses professionnelles sont de plus en plus nombreux. Vous avez notamment Mooncard, Qonto, Soldo, entre autres… Cependant, attention car ils répondent chacun à des problématiques différentes, vous devez identifier les vôtres avant de trouver le logiciel idéal.

Il existe néanmoins des qualités qu’un logiciel doit posséder pour vous aider à gagner du temps. Un bon logiciel vous permettra de dématérialiser vos factures et de les associer aux dépenses effectuées. Cette fonctionnalité vous permet d’avoir une vue claire des justificatifs manquants.

Aussi, pour que votre outil soit efficace, il doit pouvoir vous fournir des cartes de paiement professionnelles, qui vous permettront de gérer l’ensemble de leurs dépenses depuis votre ordinateur…

Des cartes d’entreprise pour mieux gérer votre comptabilité

Dans le cadre de leurs missions, certains employés sont amenés à régler des achats au nom de la société. Afin de soulager la gestion de ces dépenses pour vous et vos employés, il faudrait penser à équiper ceux qui réalisent le plus de dépenses professionnelles avec des cartes d’entreprise dites également cartes corporate.

Toujours dans une logique de planification et de maîtrise des frais liés à l’activité de l’entreprise. Aussi connues par carte affaires, les cartes bancaires d’entreprise, vous permettent de garder le contrôle et prendre de l’avance sur les dépenses professionnelles de vos salariés.

Les bénéfices pour vous et vos salariés ?

  • Pas d’avance d’argent personnel ni besoin de gérer des remboursements. Les dépenses sont effectuées directement par la carte bancaire de l’entreprise.
  • Les informations sur les dépenses sont remontées en temps réel dans le logiciel de gestion de note de frais, l’outil est connecté à la carte de paiement.
  • Possibilité définir un plafond de dépense journalier, hebdomadaire ou mensuel

Le suivi des dépenses est un processus très important, qui a des retombées positives sur la productivité et l’épanouissement des équipes, et sur la rentabilité de votre entreprise. 

Grâce à ces cartes de paiement bancaires, vous pouvez piloter les dépenses de vos collaborateurs tout en gagnant en efficacité. Vous garantissez aussi la satisfaction de vos équipes qui ne perdent plus de temps à chercher des documents pour justifier chaque achat professionnel. N’hésitez pas à utiliser des applications de budget ou créer votre propre carnet afin de garder l’oeil sur vos dépenses professionnelles et ainsi, ne rien laisser passer !

Les points clés à retenir :

  • Définissez le budget, les limites et la politique de l’entreprise pour limiter les questions du personnel et les débordements.
  • Résumez la nouvelle politique de l’entreprise dans des documents simples et accessibles qui devront être communiqués à vos collaborateurs.
  • Utilisez une solution de gestion de note de frais en parallèle de cartes affaires pour faciliter la gestion comptable.
  • Rassemblez les informations nécessaires pour vous organiser et récupérer la TVA sur les frais concernés.

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